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Da aviação para a vida: como o checklist pode transformar sua rotina

O checklist tem o poder de tornar situações simples ou complexas em passos pré-definidos, fazendo com que você erre menos e seja muito mais produtivo.

Um dos conceitos mais simples e eficientes da aviação é o do checklist. Uma lista com itens que devem ser checados e conferidos antes de determinado procedimento ou fase do voo. Existem checklists para acionamento da aeronave, para teste de motores, pré-decolagem, pós-decolagem, checklists em voo, de emergência, pré-pouso, após o pouso e para corte dos motores. Isso para citar os principais.

E por que eles são tão importantes? Para colocar da forma mais simples possível: porque o ser-humano erra. Nós esquecemos as coisas por diversos motivos, começando pelo cansaço do dia-a-dia ou uma distração que nos tira da linha de pensamentos que vínhamos traçando até traumas extremos e situações complexas que nos tiram completamente do eixo. O problema é que confiamos demais em nossos cérebros e às vezes eles acabam nos deixando na mão. E isso acontece várias vezes. Porém, eu tenho uma boa notícia para você: não é necessariamente sua culpa.

 

A ciência explica

Em um estudo publicado na revista científica norte-americana Cell, os pesquisadores identificaram que existe uma proteína no seu cérebro chamada musashi. Ela que seria a responsável pela perda controlada de memória. O que ela faz, na verdade, é impedir seu corpo de produzir as moléculas que normalmente estabilizam as sinapses. Mas aí você pergunta: o que fazem essas tais de sinapses? Elas atuam meio que como o cimento das memórias, fazendo com que elas grudem e permaneçam por ali.

Os cientistas também identificaram a prima boa da musashi, uma outra proteína chamada aducina, que age da forma oposta, estimulando o crescimento das sinapses, fazendo com que as memórias sejam fixadas em seu cérebro. Os avanços nos estudos de como estas duas proteínas agem no organismo podem resultar em tratamentos mais eficazes contra o mal de alzheimer, por exemplo, ou quem sabe criar uma forma de inibir lembranças ruins e traumas.

Se você já assistiu ao filme “Brilho eterno de uma mente sem lembranças” tem uma ideia do que estou falando. No drama, protagonizado pelo ator norte-americano Jim Carrey, o casal Joel e Clementine, após anos tentando fazer o relacionamento dar certo, resolvem se submeter à um tratamento experimental onde as memórias dos momentos vividos juntos são localizadas dentro do cérebro e eliminadas. Claro que estamos falando de uma ficção, mas não podemos negar que a ciência vive nos surpreendendo.

Uma outra pesquisa realizada em 2015 da Universidade de Lund, na Suécia, identificou que o nosso cérebro tem um mecanismo que simplesmente apaga coisas que ele considera desnecessárias. E isso não depende da sua vontade de querer guardar essas informações ou não, já que tudo acontece em um nível celular.

Pode ser que você já saiba, mas eu fiquei surpreso ao descobrir que, apesar do nosso cérebro corresponder a somente cerca de 2% da nossa massa corporal, ele é responsável por consumir 25% de toda a nossa energia. Isso mesmo, o número não está errado: 25%. Isso deve explicar porque muitas vezes nos sentimos cansados mentalmente. Por este motivo, nosso cérebro está constantemente criando meios de poupar energia e, infelizmente, esquecer ou ignorar as coisas é uma das formas de fazer com que isso aconteça.

Os testes realizados pelos suecos foram feitos da seguinte forma: toda vez que era tocado um certo bip ou exibida uma luz de uma determinada cor, um sopro de ar era jogado diretamente nos olhos das cobaias, fazendo com que elas os fechassem.

Ou seja, se o bip tocasse o sopro de ar era jogado no olho e a cobaia os fechava, por puro reflexo. Se a luz acendesse, a mesma coisa acontecia. E isso era repetido diversas vezes.

Em um dado momento, bastava que o bip tocasse ou que a luz acendesse para que a cobaia fechasse os olhos instantaneamente, sem que fosse necessário acionar o sopro de ar. Ela aprendia a associar aqueles fenômenos isolados ao ato de fechar os olhos.

Só que a parte interessante vem agora.

Foi feito o mesmo teste com os dois estímulos ocorrendo simultaneamente. Acontecia assim: o bip tocava ao mesmo tempo em que a luz era acesa e, logo na sequencia, vinha o sopro de ar diretamente na cara da cobaia que, consequentemente, fechava os olhos. Novamente, isso era repetido diversas vezes.

Com dois sinais indicando que o sopro de ar estava à caminho, era esperado que a cobaia aprendesse mais rapidamente que tinha que fechar os olhos, certo? Errado. Quando passaram a ser exigidas duas associações, ou seja, o cérebro tinha que vincular que os dois sinais simultâneos – bip e luz – ativavam a ação de fechar os olhos, a cobaia demorava mais para aprender.

O motivo apontado foi que, para fazer as duas associações, o nosso cérebro gasta mais energia. O problema é que ele não gosta de gastar energia, ou melhor, ele tenta poupar energia todo o tempo, até nas mínimas ações. Por isso, ele passa a ignorar alguns detalhes e nosso nível de aprendizado cai.

Os resultados apontam totalmente o contrário do senso comum. Eu mesmo, até ler esta pesquisa, tinha uma a ideia de que quanto mais você estimular o aprendizado, com diferentes fontes e estímulos para associação de conteúdo, melhor. Mas não é o que a ciência vem provando.

Pesquisas neste sentido podem ter impacto direto em nossas vidas, especialmente na área do ensino e educação. Como você se sente sendo um professor empreendendo todos os seus meios e esforços em estimular o seu aluno a aprender e agora descobre que está provocando um efeito totalmente contrário?

 

Aplicações múltiplas

A aviação não deixa espaço para erros. Cada procedimento, cada etapa, cada detalhe é extremamente importante. Por isso, todos os envolvidos nesta atividade têm que garantir que nada vai sair errado e que nada será esquecido. São vidas em jogo. Frequentemente, centenas delas.

Por isso, os checklists são sempre seguidos, garantindo assim que nenhum procedimento seja esquecido. Até uma simples tarefa, como acender ou apagar uma luz, está anotada e deve ser executada à risca.

Vamos ver um exemplo de checklist de uma das aeronaves mais utilizadas para instrução aérea, o Cessna 152. Também conhecido como Cessninha ou C152, é um avião monomotor, ou seja, só tem um motor, à pistão, com capacidade para duas pessoas e autonomia de voo de 563 km.

Separei um checklist de emergência com os procedimentos que devem ser seguidos, exatamente na ordem estipulada, em caso de pouso forçado em uma situação em que o motor da aeronave esteja desligado, lembrando que o Cessna 152 só tem um, então pode não ser uma boa ideia fazer algo errado neste tipo de situação:

 

CHECKLIST DE EMERGÊNCIA C152

Pouso forçado com motor desligado

Velocidade Flaps recolhidos – 65 kts

Flaps estendidos – 60 kts

Mistura Cortada
Seletora de combustível Fechada
Magnetos Desligados
Flaps 30º
Master Desligada
Portas e janelas Destravadas
Toque no pouso Cauda ligeiramente baixa
Freios Aplicar fortemente

 

Percebeu que até os simples atos de destravar a porta ou aplicar os freios são lembrados? Isso tudo é porque, como disse, nosso cérebro falha. E se podemos cometer erros em situações simples e corriqueiras, quando nos deparamos com uma emergência e com a carga de trabalho elevada que a situação exige, a probabilidade de algum item ser pulado é ainda maior.

Os checklists tem esse poder mágico de tornar situações simples ou complexas em passos pré-definidos que devem ser seguidos, fazendo com que você erre menos e, consequentemente, seja muito mais produtivo. Eles são tão eficazes que até outras profissões passaram a utilizá-los, como a medicina e engenharia.

Em 2008, a World Health Organization conduziu o estudo Surgical Safety Checklist, buscando medir como o uso dessa prática poderia contribuir para reduzir os erros e salvar vidas. Foram selecionados oito hospitais ao redor do mundo localizados nas cidades de Toronto, no Canadá; Nova Deli, na Índia; Amman, na Jordânia; Auckland, na Nova Zelândia; Manila, nas Filipinas; Ifakara, na Tanzânia; Londres, na Inglaterra e Seattle, nos EUA.

Primeiro, foram analisados 3733 pacientes acima de 16 anos submetidos a procedimentos cirúrgicos não cardíacos, ainda sem a introdução do uso do checklist. Logo após, foi feito o estudo com um público alvo semelhante em outras 3955 pessoas submetidas a procedimentos já com a introdução do checklist.

Os resultados foram surpreendentes. O número de mortes durante as cirurgias caiu de 1,5% para 0,8%, ou seja, uma redução de 46%. Já as situações de complicações pós-operatórias tiveram uma redução de 11% para 7%, significando uma diminuição de 36% após a introdução desse conceito.

Como você percebeu, o uso do checklist não reduz os erros em 100%. Você e eu sabemos que, apesar de a aviação ser extremamente segura, acidentes ainda acontecem. Porém, assim como na medicina, a porcentagem de redução de falhas decorrente uso do checklist pode ser convertida em um ativo ainda mais importante: vidas salvas. São pessoas que não morreram pelo simples fato de que procedimentos rotineiros foram seguidos de forma consistente e correta.

 

Simplifique sua vida

E como você pode fazer com que estas listas simples e tão transformadoras possam servir para sua vida, sua carreira ou sua empresa? As aplicações são as mais diversas, como você já deve ter começado a perceber.

Você pode encaixar os checklists em tarefas que se repetem no dia-a-dia, que de tão rotineiras acabam se tornando quase mecânicas e você deixa seu cérebro ali, meio que no piloto automático. Tudo vai bem até o momento em que ele resolve que pode poupar um pouco de energia.

Do outro lado, existem situações que, de tão complexas e incomuns, exigem maior atenção e passos mais detalhados para serem executadas, sob o risco de algo importante ficar para trás. Em ambos os casos, são situações que, anteriormente, você confiava totalmente em sua memória ou na sorte. Mas, a partir de agora, irá aprender como deixar essas tarefas mais padronizadas e efetivas.

Vamos começar pelas situações simples, como quando você vai viajar e precisa garantir que tudo está devidamente pronto. O primeiro checklist será o de todos os documentos necessários, tais como: carteira de habilitação; passaporte; visto; cartão do plano de saúde; passagens/cartões de embarque; endereço do hotel; cartões de crédito; dinheiro (nacional ou do país de destino); itinerário; guias locais; telefones úteis.

O segundo checklist é dos acessórios e produtos eletrônicos: smartphone e seu carregador; tablet e seu carregador; laptop e seu carregador; fone de ouvido; adaptador de tomadas; óculos de grau/lentes de contato; óculos de sol; relógio; mochila; livros. É importante também levar as notas fiscais dos eletrônicos, evitando assim problemas com a fiscalização.

Na hora de arrumar a mala, existe uma infinidade de coisas que devem ser lembradas. Minha dica aqui é para que você se atente ao local de destino e ao objetivo da viagem. Ficaria inviável e cansativo de ler se eu escrevesse aqui uma lista de roupas para cada situação, gosto, sexo e clima. Porém, os itens básicos de uso pessoal também devem ser lembrados: remédios; escova de dentes; creme dental; fio dental; enxaguante bucal; perfume; desodorante; pente/escova de cabelo; barbeador; secador.

Estou dando exemplos práticos para facilitar seu entendimento e exemplificar como o uso das checklists pode ser amplamente adaptado ao seu dia-a-dia. Basicamente, até a ida ao supermercado ou padaria pode ficar muito mais eficiente com o uso de listas, pois, além de não deixar você esquecer nada, evitam que você faça compras por impulso.

Acredite, no supermercado cada detalhe é milimetricamente organizado para fazer com que você vá jogando tudo para dentro do carrinho. Dá pra escrever um outro artigo só com as táticas que eles utilizam. Mas, por hora, deixo duas dicas: leve sua lista e não vá fazer compras com fome.

Resumindo, o checklist pode ser utilizado desde a manutenção do seu carro (óleo; filtro; água no radiador; freios; luzes; pneus), passando pelas tarefas domésticas (troca de roupas de cama; limpeza de ambientes; limpeza de móveis; manutenção de eletrodomésticos; validade de produtos na despensa) e pode ser levado até a hora de subir ao altar (convites; igreja; local da festa; decoração; cerimonial; vestido; bufê; bolo; fotografia; música; lua de mel). Obviamente essas listas são genéricas, já que o objetivo aqui não é descrever todos os seus passos, mas sim te dar um guia de como isso pode ser feito.

 

Descomplique tarefas complexas

Agora vamos ver como utilizar o checklist em sua essência, que é fazer com que uma tarefa complexa possa ser executada corretamente, diminuindo drasticamente a possibilidade de erros e aumentando a efetividade. A aviação e a medicina, como já disse, são exemplos claros disso.

Quando você quebra uma rotina complexa em várias etapas e deixa tudo definido, executar uma tarefa bem feita pode ser resumida em um passo-a-passo, facilitando a sua própria vida e das pessoas para as quais você pode delegar estas responsabilidades.

Você pode utilizar um checklist eficientemente também em situações incomuns, que não são executadas com tanta frequência mas que, vez ou outra, você pensa: se eu tivesse todos os passos anotados quando fiz da primeira vez, tenho certeza que já teria terminado.

Vamos usar a tecnologia como exemplo. Hoje o computador está presente em praticamente todas as casas. O smartphone está aí do seu lado, em cima da mesa, ou dentro do seu bolso enquanto você lê. Pode ser também que você esteja lendo este artigo em seu tablet agora mesmo.

Por mais que a tecnologia faça parte da nossa rotina, algumas atividades para as quais a utilizamos não estão necessariamente tão absorvidas pelo nosso cérebro como gostaríamos. Pode ser que você utilize um software específico na sua rotina de trabalho em que algumas etapas devem ser executadas de determinada forma, todas as vezes. Que tal listar esses passos e facilitar sua vida?

Quero dar um exemplo pessoal. Eu sempre gostei muito de internet e até pouco tempo atrás eu mesmo quem fazia tudo no meu site, editava as imagens, publicava meus artigos, cuidava da programação e elaborava as artes para deixar tudo esteticamente bonito e organizado.

Com o passar do tempo, fui desenvolvendo alguns padrões, desde o tamanho das imagens, o tamanho de títulos, a forma de escrever para que os buscadores da internet localizassem meu conteúdo mais facilmente e diversos outros detalhes. E então eu caí na armadilha de acreditar no meu cérebro para lembrar de como tudo tinha que ser feito. E é óbvio que não deu certo.

Uma vez eu esquecia de colocar a imagem, na outra nem colocava, depois não configurava de qual categoria era o artigo, não lembrava o padrão que criei para o título e ia assim esquecendo detalhes todas as vezes. Isso sem falar na parte da programação, que é cheia de detalhes que eu frequentemente deixava passar.

Claro que no final eu corrigia tudo sem maiores problemas. Mas, perdia um tempo precioso lembrando e procurando como é que as coisas deviam ser feitas. Entretanto, e se fosse uma atividade que não admitisse erros? Ou se esses erros tivessem graves consequências financeiras?

Podemos citar o exemplo atual de empresas de logística que, assim como na aviação, checam desde itens básicos até detalhes importantes de um caminhão antes dele pegar a estrada, reduzindo assim os riscos de acidentes. Empresas que operam com maquinário complexo também devem implementar checklists de operações. Na verdade, essa “mania” de fazer listas é saudável para todas as áreas, desde o estoque até a contabilidade e a administração.

Se você é um chefe que precisa delegar tarefas para os seus funcionários, precisa ter a certeza de que elas serão executadas da forma como tem que ser feitas, com o padrão que você exige e na ordem correta. Com certeza, ao chegar de viagem você espera encontrar tudo em ordem e o que menos deseja é o temido retrabalho, ter que se ocupar novamente com tarefas que já deveriam estar prontas ou não foram corretamente executadas.

Além disso, o líder deve saber delegar tarefas aos subordinados com tranquilidade, para que mantenha a visão macro dos negócios. Aplicar checklists, principalmente em áreas operacionais, serão uma garantia de procedimentos executados corretamente. Um bom checklist aplicado aos negócios deve conter os pontos chaves, que não podem ser esquecidos sob o risco de prejudicar o andamento da empresa. Um outro ponto é a periodicidade, já que existem tarefas diárias, tarefas semanais, mensais e até mesmo anuais

Se você é um gerente de vendas, por exemplo, pode definir uma agenda semanal para facilitar seu trabalho e de sua equipe, que inclua análises de relatórios, ligações para elogios e motivação ao time e elaboração de ações e estratégias. Tudo distribuído durante o decorrer dos dias e organizado para que você não esqueça de nada.

Minha intenção com este artigo é mostrar que as boas e velhas listas de coisas a fazer estão muito longe de estar ultrapassadas. Vários aplicativos para celulares se propõem a ajudar na tarefa, inclusive. Faça uma busca por “checklist” na loja de aplicativos do seu celular e veja a diversidade de excelente opções. Faça disso um hábito e os benefícios não vão demorar para aparecer.

6 responses on "Da aviação para a vida: como o checklist pode transformar sua rotina"

  1. Muito bom! Existe pouco material de qualidade como o supracitado artigo na aviação brasileira, pelo menos, material acessível! Continue assim, parabéns pelo texto… Num grupo de amigos discutíamos sobre o Fator Humano vs. Acidentes na aviação e um texto do Air Facts Journal me chamou atenção quando o autor questionou: “mas o que vem antes da falha humana”? E o ponto que o autor abordou foi justamente a educação, a formação do piloto, o que nos é de fato acessível, e o comprometimento que temos em deliberar e por em prática essas informações. Concluindo, ao ler este artigo, entendi como nosso cérebro funciona e agora é mais um reforço para que eu sempre use o checklist, SOPs, etc. E isto é o que falta na nossa aviação, ensino de qualidade, fazer com que o aluno ou o piloto ‘mais experiente’ que não costuma adotar o uso do checklist, por exemplo, se conscientize e use pelo simples entendimento de que o SER HUMANO falha. Desse ponto de vista, creio que fica fácil influenciar e ensinar o verdadeiro motivo pelo qual o checklist deve ser usado, tal qual o SOP, leitura de Manual e etc. Parabéns mais uma vez!

    • Muto obrigado pelo seu comentário Jansey. De fato, o checklist muitas vezes é negligenciado até mesmo por pilotos experientes, pelo simples fato de que acham que seus cérebros são infalíveis. Os checklists existem justamente devido à nossa falibilidade e ignorá-los é brincar com a sorte a aumentar o risco das operações aeronáuticas. Obrigado mais uma vez, sucesso na carreira e um forte abraço!

  2. DAVID FERREIRA DE OLIVEIRA22 de abril de 2017 at 6:28 pmResponder

    Realmente é muito válido esse artigo de suma importância para todos aqueles que não só trabalham na área da aviação mas em todos os tipos de serviços.

    • A intenção foi justamente essa, David: não só reforçar a importância do checklist para os pilotos e incentivar ainda mais o seu uso constante, como também mostrar como este conceito pode facilmente ser replicado em nossas vidas. Grande abraço!

  3. Olá!
    Gostei muito das dicas sobre checklist,sou auxiliar administrativo e futura comissaria ,desde de já saberei aproveitar as instruções!
    Att,

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